VFT đang thực hiện các bước chuẩn bị kĩ càng từ mọi nguồn lưc trong công ty để hướng tới mục tiêu hoàn thiện hệ thống ERP vào cuối năm 2020.
1) Khái niệm hệ thống ERP
R viết tắc của Resource (Tài nguyên). Trong kinh tế, “resource” là định nghĩa về nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên, trong ERP, “resource” có nghĩa là tài nguyên. Trong công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà người dùng có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp yêu cầu mỗi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên.:
– Mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho doanh nghiệp.
– Lên kế hoạch và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận với sự phối hợp và liên kết chặt chẽ.
– Thiết lập được những quy trình sử dụng ERP đạt hiệu quả cao nhất.
– Cập nhật thông tin thường xuyên tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác, kịp thời.
Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp phải trải qua một giai đoạn chuyển đổi toàn diện, thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngoài doanh nghiệp, yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đối tác cung cấp hệ thống ERP. Đây là giai đoạn ‘chuẩn hóa dữ liệu’. Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP và cũng là giai đoạn chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.
P viết tắt của Planning (Lên kế hoạch). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch ra sao?
Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, ERP giúp nhà các nhà quản trị xây dựng chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách này cho phép doanh nghiệp kiểm soát và chủ động nguồn vật tư sản xuất để chuẩn bị lượng tồn kho tối ưu theo kế hoạch đặt ra từ trước. ERP còn hỗ trợ hoạch định trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Ví dụ, kế hoạch về chính sách giá, chính sách chiết khấu, các kiểu đơn hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Nhờ ERP các nhà quản trị có thêm cơ sở dữ liệu toàn diện, từ đó giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.
E viết tắt cho Enterprise (Doanh nghiệp). Đây chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban.
Để xây dựng một phần mềm duy nhất để đáp ứng các nhu cầu quản lý khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính kế toán cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho… là vô cùng khó khăn. Mỗi phòng ban đều có riêng một hệ thống máy tính riêng để giải quyết công việc của mình. Và ở đây, ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào một chương trình phần mềm tích hợp, hoạt động trên một cơ sở dữ liệu chung để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. Việc tích hợp này mang tới một lợi thế vô cùng lớn nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách đúng đắn và hiệu quả.
Ví dụ, về công việc Tiếp nhận đơn hàng. Với những công ty không áp dụng ERP, khi có đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn hàng đó thường đi theo một con đường dài trên mặt giấy tờ. Thông thường là tiếp nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ phận đơn lẻ quanh trong công ty. Hướng làm đó dễ xảy ra hiện trễ hẹn giao hàng cho khách và thiệt hại nhiều đến tiến trình giao hàng cho khách cũng như ảnh hưởng tới uy tín của khách hàng. Không một ai trong công ty có thể biết rõ tình trạng của đơn hàng vào thời điểm quy định như thế nào? Vì không có cách nào cho bộ phận Tài chính, truy cập vào hệ thống máy tính của bộ phận Kho để biết mặt hàng đó đã được vận chuyển tới khách hàng hay chưa. “Anh/Chị ơi, nay đã chuyển hàng cho khách chưa!”– là một điệp khúc kêu ca quen thuộc từ phía các bộ phận khi muốn biết tình trạng đơn hàng.
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và Kho,và thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua toàn bộ. Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý Nhân sự và các chức năng còn lại sẽ triển khai sau.
ERP – Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể
Tóm lại, ta có thể hình dung ERP là là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được trạng thái nguồn lực của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. Ngoài ra ERP còn cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.
